Внедрение информационных технологий как способ повышения качества составления бюджетов

Выбор предприятием любой информационной системы заключается в честных ответах на следующие вопросы:

кто в компании больше всего заинтересован в проекте;

кто будет заниматься его реализацией;

какие выгоды хотелось бы получить от внедрения новой системы;

сколько месяцев (или лет) компания готова ждать желаемого результата;

насколько персонал - будущие пользователи системы - готов к ее использованию;

сколько компания готова заплатить за программное обеспечение из расчета «на одну лицензию»;

сколько компания готова заплатить за его внедрение из расчета «на одно рабочее место»;

что произойдет (с планами и оперативным управлением компании) в случае неудачи проекта.

Спрашивая о том, как внедрить систему для управления бюджетами на предприятии, клиент часто подразумевает вопрос о том, как избежать неудачи при внедрении системы. Этот вопрос вполне естественен, когда он исходит от сотрудников организации, в которой подобные системы никогда раньше не использовались. Причем, среди новичков можно выделить руководителей, которые уже имеют опыт планирования бюджетов с использованием бумажных форм и желают автоматизировать эти процедуры. Другие же, под воздействием рекламы продавцов программного обеспечения для управления проектами, только начинают задумываться об автоматизации процессов управления на основе проектного подхода.

Для того чтобы начать освоение системы управления бюджетами в организации лучше всего с разработки плана работ по внедрению системы. Разработанный план внедрения не должен ограничиваться лишь установкой программного обеспечения в организации и обучением пользователей функциям системы. Проекты по установке новых систем автоматизации управленческой деятельности традиционно охватывают гораздо более широкий спектр задач от дополнительной формализации процедур сбора и хранения управленческой информации до осуществления изменений в организационной структуре управления и перераспределения обязанностей. В общем, проекты по внедрению подобных систем можно отнести к классу организационных проектов - проектов, в той или иной степени ведущих к развитию структуры организации. Отличительной особенностью данного типа проектов является то, что от успеха или провала проекта может зависеть эффективность функционирования организации в целом или ее отдельных подразделений. По этой причине тщательное планирование и контроль не только технических, но и человеческих аспектов внедрения системы приобретает особую важность. Состав и содержание задач, решаемых в рамках подобного проекта, могут составить тему отдельного разговора.

Таким образом, некоторые общие рекомендации по внедрению программного обеспечения для управления бюджетами включают следующие:

необходимо решить, что мы хотим от внедрения новой системы. Обсудить ожидаемые от внедрения системы результаты со всеми кого это может касаться на разных уровнях управления в организации (как с непосредственными пользователями системы, так и с пользователями/поставщиками информации для системы);

спланировать последовательное внедрение в использование функций планирования и управления от простого к сложному;

спланировать внедрение системы по отделам. Начать лучше с небольшого отдела, обладающего достаточно квалифицированными сотрудниками. Необходимо помнить, что в каждой организации есть сотрудники более заинтересованные в использовании новых систем автоматизации и более способные в их освоении. Получив первую группу пользователей, освоивших систему, можно переходить к распространению данной технологии на остальные отделы в организации. Когда система начнет реально работать в организации, противникам ее использования придется тоже перейти в ряды пользователей. Важно убедиться, что руководители отделов осведомлены о планах внедрения новой системы и действуют в соответствии с планом.

Сложность задач по внедрению зависит от масштабов организации, имеющейся структуры управления и степени автоматизации, масштабов и типа реализуемых проектов, степени вовлеченности в управление проектами внешних организаций. Однако, даже в относительно простых ситуациях план внедрения системы может сыграть решающую роль для ее ввода в реальную эксплуатацию. Наиболее важная роль проектного подхода к освоению системы в том, что он позволяет вовлечь потенциальных пользователей системы в единую команду проекта и таким образом заручиться их поддержкой. Именно это дает шанс на успех внедрения системы в организации.

В настоящее время на ОАО «Биохимик» все планирование осуществляется вручную. Сначала отдел продаж и производственный отдел формируют данные по собственному отделу, потом вся информация передается в экономический отдел для корректировки, чтобы получить итоговый баланс. Это очень неудобно и трудоемко. Поэтому для более эффективной, быстрой и слаженной работы всех подразделений и отделов на предприятии необходимо внедрение системы 1С: Финансовое планирование.

Перейти на страницу:
1 2 3