Проверки правил работы с ККТ (или бланками строгой отчетности) делятся на четыре вида. Первый - плановые проверки, которые проводят по графику. На такие проверки не распространяются ограничения по срокам и частоте их проведения, установленные Федеральным законом от 08.08.2001 № 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)". В свое время разъяснения на этот счет давало МНС России в письме от 21.12.2001 № ШС-6-14/967. Второй вид проверок - тематические. Они мало чем отличаются от плановых и проводятся, как правило, по специальному заданию. Третий вид - оперативные проверки. Их отличительная черта - внезапность и короткий проверяемый период. Объектом таких проверок обычно является одна или несколько ККТ. И, наконец, последний, четвертый вид проверок. Это проверки, проводимые при снятии ККТ с регистрации. Проверить может быть за любой промежуток времени. При оперативной проверке это может быть смена или день, а при тематической и плановой - месяц, квартал, год. Но в общей сложности проверяемый период не должен превышать три года с момента предыдущей проверки (п.4.2.3 Рекомендаций).
Налоговые органы будут выбирать для плановых и тематических проверок период, совпадающий с отчетным периодом по тем или иным налогам. Это делается для того, чтобы по результатам проверки можно было индивидуального предпринимателя, как за нарушение в работе с наличными, так и за недоплату налогов.
Основанием для проведения проверки является поручение. Форма поручения приведенная в приложении 3 к Рекомендациям. Такое поручение выписывается в единственном экземпляре. Оно должно быть зарегистрировано в налоговой инспекции и подписано ее руководителем.
В поручении обязательно должны указываться объекты проверки (фирма индивидуального предпринимателя в целом, отдельные торговые точки или отдельные ККТ), а также период, за который она проводится. Чтобы проверить другие объекты и (или) периоды, проверяющие должны получить от руководителя налоговой инспекции или его заместителя
новое поручение (п.4.5 Рекомендаций).
Когда проверяющие приходят на проверку к индивидуальному предпринимателю, они должны предъявить ему служебное удостоверение и поручение. Предприниматель должен расписаться в поручении и проставить дату. Если он отказался подписать поручение, этот факт должен быть зафиксирован в конце документа. Проверяться будут данные фискальной памяти ККТ, их паспорта, журналы кассира-операциониста, кассовые книги и другие документы. Их перечень указан в пункте 4.10 Рекомендаций.
Важно отметить, что в отличие от налоговых проверок в данном случае проверяющие не могут изъять ваши документы и предъявить те или иные меры ответственности за то, что вы их не представили (п.4.10 Рекомендаций).
Законодательство о применении ККТ не содержит норм, наделяющих налоговиков правом производить выемку (изъятие) документов. Однако налоговые органы нашли "оригинальный" выход из этой ситуации. Сотрудникам инспекций рекомендуется составить некое "требование о представлении документов". Дело в том, что, как выяснила налоговая служба, "при получении этого требования налогоплательщик представляет необходимые документы". Однако, можно этого и не делать. Оштрафовать именно за это нарушение они не смогут. В законодательстве о применении ККТ нет специальных требований к документальному оформлению результатов проверки. Поэтому их рекомендовано оформлять следующими документами:
оперативной проверки - актом по форме № КМ-9;
плановой и тематической проверок - актом по форме, указанной в приложении 5;
проверки, проводящейся при снятии с регистрации ККТ, - актом по форме,
указанной в приложении 6.
Эти документы составляются независимо от результатов проверки. Если были выявлены нарушения, проверяющие должны сделать в акте ссылки на конкретные статьи закона о ККТ или другие документы, положения которых не соблюдались.
Все выявленные нарушения должны быть подробно описаны. При этом в акте обязательно должен быть сделан вывод о том, привели или нет нарушения к неоприходованию наличных денег в кассу. От этого вывода будет зависеть факт возбуждения дела об административной ответственности.
Если в ходе проверки никаких нарушений не выявлено, то в акте должно быть об этом прямо указано.
Акт составляется в трех экземплярах. Его подписывают проверяемый и проверяющие. Один экземпляр остается в налоговой инспекции, второй передается индивидуальному предпринимателю или ответственному
лицу, принявшему деньги на ответственное хранение.
Акт должен быть зарегистрирован в налоговой инспекции. Если в ходе проверки нарушений не выявлено, то оснований для возбуждения дела об
административной ответственности нет. Если же установлены факты нарушений, то проверяющие должны составить протокол (ст.282 КоАП). Один протокол оформляется на проверяемого а второй - на организацию.